Comment organiser un anniversaire surprise ? (+template)

Organiser un anniversaire surprise n’est pas de tout repos. On cherche a ce que l’évènement soit le plus parfait possible, mais dur dur de réussir à penser à tout, à poser ces idées qui déboulent dans tous les sens. Pour éviter de perdre votre sens de l’organisation en cours de route, je vous propose un template qui vous servira à définir les grandes lignes de l’anniversaire, à ajouter au fur et à mesure les idées qui vous viennent pour les lier à celles déjà existantes ou encore à éviter de vous éparpiller sur des dizaines de supports différents.

Organiser un anniversaire surprise : les étapes incontournables

Étape 1 : Définir les grandes lignes de l’anniversaire surprise

* En tête à tête ou avec des invités ? Faire la liste des participants

La première étape lorsque l’on envisage de préparer un anniversaire surprise est de déterminer si d’autres personnes seront présentes pour l’occasion. En effet, un anniversaire surprise n’est pas forcément synonyme de nombreux. Il peut être un tête à tête agrémenté de plusieurs petites surprises tout au long de la journée. Dans d’autres cas, vous aurez peut être envie de réunir vos proches pour l’occasion. Et si, comme c’est le cas pour nous, vos proches vivent à plusieurs centaines de kilomètres, il faudra peut être faire une sélection.

Internet offre toute une palette de solutions pour inviter vos proches discrètement. Messenger, What’s app, Snapchat, n’hésitez pas à créer un groupe avec tous vos invités pour communiquer sur l’évènement et recevoir les réponses de tout le monde en un seul et même endroit.

N’oubliez pas de mettre la discussion en sourdine au cas où des yeux baladeurs passeraient par là 😉

Si l’organisation de l’anniversaire surprise nécessite un transfert d’argent à distance entre vous et vos proches, je vous recommande d’utiliser Paypal ou encore l’application Lydia que j’ai découvert il y a peu. Ces deux applications ont l’avantage d’être sécurisées et ludiques à utiliser.

Cette technique peut notamment être utilisée si il y a cadeau commun !

*Définir la durée, le jour et le programme de l’anniversaire

La deuxième étape et pas des moindres est la définition du programme. Sur combien de jours sera organisé l’évènement ? De quelles activités sera t’il composé ? Combien de repas devrez vous prévoir ? Autant de questions qui vous permettront de définir les grandes lignes de cet anniversaire surprise.

*Choisir le lieu idéal pour l’organisation de votre anniversaire surprise

Un anniversaire en intérieur ?

En fonction de la saison, il est possible que vous soyez dans l’obligation d’organiser un évènement en intérieur. Mais selon le nombre d’invités, la place vous manquera peut être. Si vous ne pouvez pas recevoir tout le monde chez vous, chez des amis ou des membres de la famille, vous pourrez toujours privatiser un lieu pour l’occasion. Si vous optez pour la location de salle, pensez à vous renseigner auprès de votre mairie qui propose peut-être la location d’une salle des fêtes à ses riverains.

Il est aussi possible, comme je l’ai fais lors de l’anniversaire surprise de mon homme, de privatiser un restaurant ou une salle au sein d’un restaurant. Cette option a l’avantage d’être bien plus économique puisque souvent elle ne coûtera pas plus que le prix de base du menu pour chaque personne invitée.

Pour un petit comité, il est aussi possible d’envisager la location d’une maison ou d’un gîte, sur un site spécialisé. Cette option permet aux invités qui viennent de loin de dormir sur place et transforme un simple anniversaire surprise en un week-end d’évasion avec ses proches.

Inscrivez-vous sur Airbnb en utilisant mon lien et vous recevrez jusqu’à 50€ de réduction sur une réservation éligible. Vous pourrez alors rechercher la maison idéale pour l’anniversaire surprise de votre proche.

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Un anniversaire en extérieur ?

Si vous organisez un anniversaire surprise aux beaux jours, la meilleure option est de choisir un lieu à l’extérieur pour profiter d’un vaste espace et des rayons du soleil ! Peut-être aurez vous dans votre entourage quelqu’un qui possède un grand terrain ? Sinon il vous sera toujours possible de louer un espace extérieur sur un site spécialisé comme Louer Dehors !

Étape 2 : Effectuer vos réservations en avance pour ne pas être pris au dépourvu

Après avoir défini les grandes lignes de votre anniversaire surprise, vous en saurez enfin plus sur le nombre d’invités, sur la durée de l’évènement et les activités prévues. Il sera donc temps de passer à l’étape de la réalisation ! Réservation de salle, de traiteur ou d’animations… En fonction des décisions que vous aurez prises au préalable, vous pourrez contacter les entreprises concernées pour bloquer la date. Plus cette étape sera réalisée en avance, plus vous aurez de choix au niveau des prestataires disponibles.

Pensez toujours à contacter de nouveau les prestataires quelques jours avant l’évènement afin de vérifier qu’ils ont bien pris note de la réservation et qu’ils vous recevront bel et bien le jour J. Cela évitera bien des désagréments et des déceptions si quelque chose a mal tourné du côté du professionnel. Mieux vaut le découvrir quelques jours au préalable pour pouvoir se retourner plutôt que le jour J devant tous les invités…

Dans le cadre de l’anniversaire surprise de mon chéri, j’ai effectué mes réservations environ 2 semaines à l’avance, ce qui était suffisant au vu de la période et des choix que j’avais fais dans la définition du programme.

Étape 3 : S’organiser par ordre de priorité

Pour ne pas se laisser déborder, la meilleure option est d’étalonner les tâches sur la durée, en anticipant les réservations et la préparation de la décoration par exemple. Le rétro-planning ci-dessus vous donne un ordre d’idée mais vous pourrez y ajouter vos propres tâches grâce aux cases à remplir.